İşinize Çekidüzen Verecek 10 Araç

İşte başınızı kaşıyacak vaktiniz bile olmuyor mu? Yapmanız gereken bir sürü iş, planlamanız gereken bir sürü etkinlik, aramanızı gereken bir sürü insan mı var? İşte bunları sizin için kolaylaştıracak bazı araçlar.


1- Dünya saati

Dünya saatleri, günlük takviminizi planlamanı z ve farklı zaman bölgelerindeki saatleri göz önünde bulundurmanız için ideal. Bu saatleri www.timeanddate.com

İndirmek için: www.mirage1.u-net.com/cloxdnld.htm

2- Çevrimiçi takvimler

Saatlerle takvimler genelde bir arada olur. Bazen ayın kaçının hangi güne denk geldiğini hesaplamak için ofisin altını üstüne getirmeniz gerekebilir. Çoğu kişi ellerinin hemen altında, Windows masaüstünde bir takvim olduğunu genelde unutur (ya da bilmez)! Sistem bildirim alanındaki saate çift tıklayın. Takvime randevu girmek isteyenler için de seçenekler mevcut. Bu iş için Microsoft Office paketinden Microsoft Outlook’u kullanabilirsiniz. Hotmail ve Yahoo gibi web posta servislerinin de takvim işlevleri var. Bu çevrimiçi takvimler, programınızı internetten başkalarıyla paylaşmanıza izin veriyor. Söz gelimi, iş gezisindeki bir yönetici, sekreterinin hazırladığı randevu takvimini web üzerinden görebilir.

3- Kişisel bilgi yöneticisi

İşyerindeki rutin görevleriniz, kişisel bilgilerinizi yöneten araçlar üzerine kuruludur: E-postalar, adres defterleri, takvimler, görev listeleri, randevu planları. Eğer tüm bunları tek çatı altında birleştirecek bir program arıyorsanız, Kişisel Bilgi Yöneticisi (Personal Information Manager ya da PIM) yazılımlarına bakmalısınız. Bunlara örnek olarak Palm Desktop’ı (ücretsiz), Lotus Organizer’ı, Microsoft Entourage’ı ve Microsoft Outlook’u gösterebiliriz. Bazı kişisel bilgi yöneticileri, PDA’lar (mesela Palm Treo) gibi avuçiçi cihazlarla kontak listesi ve randevu alışverişi yapmak üzere tasarlanmıştır. Eğer bu tarz bir aygıt satın alırsanız, yanında kişisel bilgi yöneticisi yazılımı gelecektir.

4- Not tutucular

Bilgi farklı kaynaklardan derlenebilir: Web sitelerinden, diğer elektronik belgelerden, taranmış dokümanlardan, e-postalardan, kendi el yazınızla yazdığınız ya da bir tablet PC’ye karaladığınız notlardan… Aynı zamanda resimler gibi ilişkili unsurları da toplayabilirsiniz. Tüm bunları bir araya getiren bir yazılıma gereksinim duyduysanız, adına “not tutucular” denen yeni bir yazılım kategorisini denemelisiniz. Bu türün gözde örnekleri, Microsoft OneNote ve EverNote.

Not tutma yazılımları her türden not almanıza olanak tanıyor. Notlarınızı bir tablet PC’ye alıp bu tarz bir programda depolayabilirsiniz. Bazı not tutma yazılımları PDA’lar ya da akıllı telefonlar gibi cihazlardan gelen notları da kabul ediyor. Bunlar, avuçiçi cihazınızı bilgisayarınıza bağladığınız zaman yazılıma aktarılıyor.

İndirmek için: www.evernote.com

gibi web sitelerinde bulabilirsiniz. Eğer isterseniz Clox 2000 (Mirage Audio Visual Media) gibi bedava bir saat yazılımı da kullanabilirsiniz. bunun dışında, Windows’la gelen saat yazılımı da iş görüyor. Bu saati sistem bildirim alanında, ekranın sağ alt köşesinde görebilirsiniz.

- Yapışkan notlar

Hepimizin bildiği sarı Post-it’lerin üreticisi 3M, Post-It Software Notes yazılımı sayesinde yapışkan not kâğıtlarını Windows’unuzun masaüstüne taşıyor. Bu yazılımsal notlar yaklaşan randevular ve önemli işler için görsel birer hatırlatıcı rolü oynuyor ve alarm işleviyle sizleri uyarabiliyor. İsterseniz bir arka plan resmi ya da bir dosya veya klasöre bağlantı da ekleyebilirsiniz. Üç sürümden birini seçebilirsiniz: Standard (14,95 $), Professional (24,95 $) ve Lite (ücretsiz).

Bilgi için: www.3m.com/us/office/postit

6- Kontak yönetim yazılımı

Mesleğiniz kişileri aramayı, onlarla görüşmeyi, birçok insanla etkileşime girmeyi gerektiriyorsa, sürekli kartvizit değiş tokuşu yapıyor olmanız çok doğal. Tüm bu temas bilgilerini daha etkili bir şekilde yönetmek için kontak yönetim yazılımı ya da yazılımsal telefon rehberleri kullanın. Bu yazılımlar telefon ve faks numaralarını, posta adreslerini, posta kodlarını, web sitesi ve e-posta adreslerini saklamanıza ve yönetmenize imkân tanır. İşe, kullandığınız e-posta istemcisinin (mesela Outlook ya da Outlook Express) adres defterini karıştırmakla başlayabilirsiniz. Symantec Act ve Manage Your Contacts tarzı uzmanlaşmış yazılımlar, bu işin altından daha rahat kalkabilir. Adresleri çevrimiçi olarak, Hotmail ya da Yahoo mail gibi bir web posta servisinin rehberinde de saklayabilirsiniz.

7- Faks yazılımı

Faksimile (ya da kısa adıyla faks) bir zamanlar hızlıca doküman alıp göndermenin en gözde yöntemiydi. Derken e-posta ortaya çıktı… Yine de, faks hâlâ ofisler arası iletişimde yaygın olarak kullanılıyor. Bununla birlikte, ayrı bir telefon hattına ve faks cihazına ihtiyacınız olabilir. Eğer ofisinizdeki faks makinesi bir başka departmanda ya da katta duruyorsa, hem mahremiyetinizi yitirmeyi göze almanız hem de faks iletilerinin peşinde koşmanız gerekebilir. Peki, neden faks yazılımlarına başvurup bunlardan kurtulmuyorsunuz?

Bir de modeme, yani bilgisayarınıza ve telefon hattına bağlanan bir iletişim aygıtına gereksiniminiz olacak. Winfax Pro gibi faks yazılımlarının çeşitli faks yazışmaları için şablonları (hazır tasarımları) bulunuyor. Bu yazılım, iletilerinize resim eklemenize, kapak sayfası yaratmanıza, faks makinelerinden gönderilen iletileri almanıza ve PC’nizde depolamanıza da olanak tanıyor. Faksları ekranda okuduktan sonra çıktısını da alabilirsiniz.

Şayet faks yazılımı satın almak istemiyorsanız Windows XP’yle birlikte sunulan Faks Servisleri yardımcı aracına başvurabilirsiniz. Başlat / Programlar / Donatılar / İletişim / Faks komutu yeterli.

Bilgi için: www.symantec.com/winfax

8- E-posta yazılımı

E-posta, arkadaşlarınızla ya da meslektaşlarınızla, çalışmanızı sekteye uğratmadan temasta kalmanızı sağlayan bir yöntem sunuyor. Ofislerin olmazsa olmaz diyebileceğimiz bir iletişim aracı. E-postayı türlü etkinlikler ve toplantılar düzenlemek için kullanabilir, ilgili kişilerin hepsine birden haber verebilirsiniz. Ayrıca e-postalarınıza fotoğraf, doküman ya da diğer türden belgeler eklemek elinizde.

9- Anında mesajlaşma

Projeleriniz üzerinde çalışırken farklı konumlardaki insanlarla etkileşim içinde bulunmanı z gerekebilir. Üstelik uzak mesafelerdeki insanlarla telefon konuşması yapmak istediğ iniz de iletişim bedeli çok yüksek olabilir. Anında mesajlaşma yazılımlarıysa çok ekonomik bir çözüm. MSN ya da Yahoo Messenger gibi bir anında mesajlaşma yazılımı sayesinde tanıdığınız kimselerle metin tabanlı sohbetlere girebilirsiniz. Bu yazılımların en son sürümleri artık internetten bilgisayarlar arası sesli sohbet düzenlemenize olanak tanıyor.

10- İnternet telefonu

Normal telefon şebekelerinden yapılan uzak mesafe görüşmeler cep yakabilir. Oysa aslında özel iletişim yazılımlarından ve internetten, bir de dizüstüyle mikrofonlu kulaklık setinden başka bir şeye gereksiniminiz yok. Bir internet telefon hizmetine üye olup (mesela www.skype.com) bedava iletişim yazılımını bilgisayarınıza indirin, sonra da kurun. Konuşacağınız kişinin de Skype yazılımını indirip kurması gerekiyor. Bir diğer çözüm de PC’den telefona arama kartlarını kullanmak.

Bilgi için: www.skype.com